Une tombola réussie se prépare rarement au dernier moment. Ce rétroplanning sur huit semaines répartit le travail entre les bénévoles et évite les oublis. Adaptez-le à la taille de votre opération et aux délais demandés localement.
Semaine 8 : objectif, équipe et cadre
- Fixer le montant à récolter et le projet financé
- Nommer un responsable et répartir les rôles
- Définir la date et le format du tirage
- Vérifier les démarches nécessaires auprès de la mairie
Semaines 7 et 6 : partenaires et lots
Préparez une liste de commerces, attribuez chaque contact à un bénévole et centralisez les réponses. Visez un lot principal très lisible et plusieurs récompenses variées. Consultez notre modèle de demande de lots pour accélérer cette étape.
Semaine 5 : prix, quantité et règlement
Estimez vos recettes selon plusieurs scénarios. Définissez le prix unitaire, la quantité maximale de billets et les éventuels carnets. Rédigez les règles essentielles : organisateur, dates, lots, modalités du tirage et remise des gains.
Semaine 4 : billets et page publique
Créez les billets numérotés, ajoutez les photos des lots et relisez toutes les informations publiques. Testez le QR code et le parcours d’un participant avant de distribuer les carnets.
Semaine 3 : lancement des ventes
- Distribuer les carnets avec un vendeur identifié
- Publier le lien dans les groupes et newsletters
- Installer les affiches avec QR code
- Annoncer clairement la cause et le lot principal
Semaine 2 : animation et suivi
Partagez une mise en avant différente : portrait du projet, nouveau lot ou remerciement d’un partenaire. Suivez les billets vendus et les paiements reçus. Aidez les vendeurs qui démarrent moins vite.
Dernière semaine : relance et contrôle
Annoncez la date limite, relancez les réservations non réglées et récupérez les carnets. Contrôlez les numéros, les coordonnées et les moyens de paiement. Préparez le déroulé du tirage et la communication des résultats.
Jour J et semaine suivante
Réalisez un tirage transparent, conservez sa trace, contactez les gagnants et publiez les résultats. Ensuite, remettez les lots, remerciez partenaires et vendeurs, puis exportez le bilan comptable.
Pilotez le calendrier au même endroit
Jackpot réunit lots, vendeurs, billets, paiements, diffusion et tirage. Son centre d’attention signale les échéances et les données manquantes. Créez votre première loterie gratuitement.